Jak sprawnie zarządzać korespondencją przy pomocy nowoczesnej technologii?

Zarządzanie korespondencją przy użyciu nowej technologiiKażda, nawet najmniejsza firma działająca na rynku, kontaktuje się ze swoimi kontrahentami i potencjalnymi klientami. Choć część korespondencji może być wysłana przy pomocy poczty elektronicznej, to jednak wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów nie zawsze jest możliwe. Co w takiej sytuacji?

Szacuje się, że pod koniec 2016 r. w Polsce będzie działać już ponad 23 tys. sklepów internetowych. Choć ok. 50% właścicieli takich sklepów utrzymuje również stacjonarny punkt handlowo-usługowy, to jednak wysyłka produktów wiąże się z koniecznością dostarczenia klientowi faktury lub paragonu i często również dodatkowych materiałów promocyjnych. Papierowy obieg korespondencji wciąż jest istotny w przypadku kancelarii prawnych i komorniczych, sądów, urzędów czy firm telekomunikacyjnych. Tam, gdzie codziennie wysyła się setki, jeżeli nie tysiące listów z pomocą przychodzi nowoczesna technologia.

Aby usprawnić system pakowania lub rozpakowywania poczty

Firmy wysyłające dokumenty w tradycyjnej (czyli papierowej) formie, korzystają z nowoczesnych urządzeń i specjalnego oprogramowania. Stosując je, mogą ograniczyć zatrudnienie w działach obsługi klienta lub sekretariatach, przy czym odbywa się to bez uszczerbku dla kontaktów z klientami czy realizacji poszczególnych spraw lub zamówień.

Wśród produktów przeznaczonych do porządkowania, pakowania czy rozpakowywania korespondencji należy wskazać m.in. kopertownice, składarki i otwieraczki. Wyposażenie firmy w takie urządzenia pozwala pracownikom zaoszczędzić sporo pracy i skupić się na tym, co najważniejsze, czyli obsłudze klientów.

Niezbędne będzie oprogramowanie

Nabycie kopertownicy czy składarki nie zawsze wystarcza - konieczne bywa także zainwestowanie w oprogramowanie. W przypadku korespondencji papierowej i elektronicznej, dobre oprogramowanie może zunifikować wszystkie kanały komunikacyjne. Dodatkową zaletą innowacyjnego oprogramowania jest możliwość przechowywania dokumentów w centralnej bazie.

Firmy, których właściciele zdecydują się zakupić oprogramowanie pozwalające efektywnie zarządzać komunikacją z klientem mogą liczyć, że wysyłka dokumentów i ich archiwizowanie będzie przebiegać sprawniej niż dotychczas. To zaś przekłada się bezpośrednio na wizerunek firmy - jest ona lepiej oceniana przez klientów.

Nowoczesne technologie i zarządzanie korespondencją - korzyści

Wykorzystanie nowoczesnych technologii i oprogramowania wszędzie tam, gdzie codziennie drukuje się i wysyła setki dokumentów, pozwala ograniczyć zatrudnienie, zmniejszyć koszty produkcji pism rozsyłanych do klientów i dodatkowo uporządkować wysyłaną korespondencję. Wszystko to poprawia efektywność pracy specjalistów, którzy mogą szybko odszukać i przejrzeć korespondencję, ustosunkowując się do kolejnej otrzymanej wiadomości w krótkim czasie.

Komunikacja jest kluczowa dla każdego przedsiębiorstwa. Jeżeli liczba wysyłanych dokumentów w twojej firmie zwiększa się z miesiąca na miesiąc, to czas zainteresować się nowoczesnymi urządzeniami i oprogramowaniem stworzonym z myślą o zarządzaniu korespondencją.

Sprawdź, jak działa system do zarządzania wydrukiem i dokumentem oferowany przez Arcus SI.

Komentarze


Służbowy e-mailPrzepisy przewidują granicę, której nie wolno Ci przekroczyć - granicę pr


Big DataInwestycje w najnowsze technologie IT będą odgrywały w najbliższych latach bardzo ważną rolę w wielu gał


Sklep internetowy pomysłem na biznesCzy sklep będzie dobrym pomysłem na biznes? Wielu z nas szukając p


Księgowość internetowaKsięgowość internetowa, online - wygodny sposób na rozliczenia księgowe