Digitalizacja dokumentów: krótki przewodnik

Digitalizacja dokumentówCyfrowa transformacja dzieje się na naszych oczach i rozwija się w nieprawdopodobnym tempie. Wszechobecna cyfryzacja dla niektórych może być trudna do zrozumienia, ale nie ma wątpliwości, że jest to kierunek rozwoju, którego nie da się zatrzymać. Dotyczy to zarówno szeroko pojętej gospodarki, jak i zwykłego, codziennego życia. Administracja publiczna, rozrywka, medycyna, sektor finansowy – to tylko niewielki wycinek dziedzin, na które rosnący wpływ ma cyfryzacja. W poniższym artykule skupimy się z kolei na digitalizacji dokumentów.

Jak wspomniano kilka zdań wyżej, cyfryzacja może czasem być niezrozumiała, a napór nowych technologii dla niektórych osób staje się przytłaczający. Jak się okazuje, w biznesie można wykorzystać zalety cyfrowych rozwiązań dzięki usługom firm outsourcingowych. W przypadku digitalizacji dokumentów jest to wyjątkowo korzystne rozwiązanie.

Cyfryzacja czy digitalizacja?

Na wstępie wyjaśnijmy, na czym polega różnica między cyfryzacją i digitalizacją, ponieważ oba pojęcia często używane są w błędny sposób.

Jeśli mówimy o cyfryzacji, to musi ona dotyczyć podmiotów, tj. firm, instytucji, organizacji lub grup społecznych. Pojęcie to oznacza wdrożenie rozwiązań IT (np. infrastruktury internetowej), która pozwala tworzyć, wymieniać oraz udostępniać różne zasoby cyfrowe.

Z kolei digitalizacja rozumiana jest jako część składowa procesów cyfryzacji i oznacza na przykład konwersję dokumentów papierowych (albo innych zasobów w fizycznej postaci) na format elektroniczny. Digitalizacja może zatem objąć papierowe zasoby archiwum, polegając na zeskanowaniu dokumentów i przekształceniu ich na pliki PDF.

Jak widać, różnica w znaczeniu tych terminów jest znacząca. Warto zapamiętać, że firmę można poddać cyfryzacji, a dokumenty ulegają digitalizacji w ramach tego pierwszego procesu.

Digitalizacja dokumentów

Korzyści dla przedsiębiorstwa

Klasyczne przechowywanie dokumentów w formie papierowej generuje spore koszty i nie należy do wygodnych rozwiązań. W sytuacji, gdy prawo nakazuje przechowywanie określonych typów dokumentów przez wiele lat, niezbędne jest zorganizowanie zarówno dedykowanej przestrzeni (biurowej lub magazynowej), jak i odpowiednich warunków. Należy pamiętać, że regulacje prawne dotyczą też zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów i danych.

To nie wszystko. Przedsiębiorstwo, które dynamicznie się rozwija i decyduje na samodzielną archiwizację papierowej dokumentacji, musi zaangażować w tym celu odpowiednie zasoby kadrowe. Odpowiednie, czyli prawidłowo przeszkolone i profesjonalne, ponieważ praca z dokumentami i danymi wymaga dużej ostrożności.

Upowszechnienie digitalizacji dokumentów zrewolucjonizowało procesy przechowywania dokumentów. Pozwala nie tylko znacząco zredukować koszty, ale także poprawić wydajność przedsiębiorstwa.

Podsumowanie

Profesjonalnie przeprowadzona digitalizacja dokumentów może znacznie usprawnić działanie praktycznie każdego przedsiębiorstwa. Warto postawić na współpracę z doświadczoną firmą zewnętrzną, taką jak Pika. Dysponuje ona wykwalifikowaną kadrą, nowoczesnym i autorskim oprogramowaniem, sprzętem oraz autorskimi rozwiązaniami IT. Możemy wówczas mieć pewność, że nasze dokumenty i dane będą całkowicie bezpieczne.

Komentarze