Jak zarządzać korespondencją przychodzącą i wychodzącą?

Korespondencja przychodząca i wychodząca w każdej większej firmie wymaga ewidencjonowania.

Służy do tego dziennik korespondencji - specjalny rejestr, w którym gromadzi się i przetwarza wszystkie firmowe pisma. Kiedyś do takiego zarządzania korespondencją służyły papierowe dzienniki, zastąpione z czasem przez rejestry prowadzone w arkuszach Excel. Dziś firmy najczęściej korzystają z nowoczesnego narzędzia, jakim jest elektroniczny dziennik korespondencji.

Jak działa elektroniczny dziennik korespondencji?

Elektroniczny dziennik korespondencji to oprogramowanie komputerowe umożliwiające – podobnie jak jego analogowy odpowiednik - rejestrowanie i przetwarzanie firmowych pism takich jak faktury, umowy, wnioski czy oferty przetargowe. Każdy taki dokument opatrzony musi być odrębnym numerem, datą sporządzenia i wysłania, danymi nadawcy/odbiorcy oraz krótką adnotacją dotyczącą jego treści i miejsca przechowywania jego kopii. W elektronicznym dzienniku informacje te wprowadza się do systemu w sposób wyjątkowo szybki i wygodny, a do tego można łatwo grupować korespondencję przychodzącą i wychodzącą oraz łączyć ją w strukturę hierarchiczną, co znacznie upraszcza późniejsze przeszukiwanie bazy i dekretowanie poszczególnych dokumentów. W przeciwieństwie do swojego analogowego odpowiednika elektroniczny dziennik korespondencji działa w chmurze, można więc z niego korzystać nie tylko w biurze, ale też na tzw. home office czy w podróży służbowej. Dzięki temu korespondencja przychodząca i wychodząca dostępna jest dla uprawnionych pracowników praktycznie zawsze i wszędzie.

Więcej informacji na eDokumenty.eu.

Dlaczego warto wybrać taki system zarządzania korespondencją?

Elektroniczny dziennik korespondencji jest o wiele bardziej rozbudowany i zaawansowany w działaniu od klasycznych, papierowych rejestrów, dlatego lepiej od nich sprawdza się jako narzędzie organizacji, zwłaszcza w dużych firmach, gdzie pozwala skutecznie zapanować nad firmową dokumentacją. Takie rozwiązanie jest nie tylko wygodniejsze i bardziej efektywne, ale też bezpieczniejsze. Cyfrowe pliki trudniej zgubić lub zniszczyć. Nie da się również zrobić błędu w danych adresowych czy numerze konta, gdy informacje te zapisane są w systemie i automatycznie uzupełniane w formularzach. Elektroniczny dziennik korespondencji pozwala więc uniknąć wielu kosztownych pomyłek.