Outsourcing jest rozwiązaniem stosowanym w wielu firmach wszystkich branż i chociaż samo pojęcie pochodzi z języka angielskiego od outside-resource-using, to używanie zewnętrznych środków do realizacji celów przedsiębiorstwa ani przez Anglików nie zostało wymyślone, ani nie jest nowe.
Czym jest outsourcing?
Samo pojęcie pochodzi od zlepku słów outside-resource-using, czyli używania zewnętrznych środków do realizacji celów. Outsourcing jest więc usługą pozwalającą wynajmować zewnętrzną firmę lub firmy, które zajmują się obsługą określonych działów w przedsiębiorstwie.
Przykładowo obecnie ogromnym zainteresowaniem cieszy się obsługa informatyczna firm i nie dzieje się tak bez przyczyny. Kompleksowa opieka IT w standardowym podejściu, czyli stworzenie odpowiedniego działu, wymaga od firmy zatrudnienia kompetentnego zespołu z odpowiednim zakresem specjalistycznej wiedzy. Branża IT jest obecnie jednym z najszybciej rozwijających się sektorów, a jednocześnie niezwykle wymagającym.
W branży wiele się dzieje, wręcz galopuje, następują ciągłe zmiany, wprowadzane są coraz to nowsze systemy i rozwiązania wymagające na bieżąco śledzenia nowości rynkowych wraz z poszerzaniem szczegółowej specjalistycznej wiedzy. Wszystko to skutkuje nieustannymi doszkoleniami personelu IT, a to wiąże się z dużymi kosztami ponoszonymi przez przedsiębiorstwo. Natomiast zewnętrzna obsługa IT firm pozwala uniknąć tych wydatków, a przy tym szybko uzyskać dostęp do doświadczenia i wiedzy ekspertów branży IT.
Outsourcing IT - zalety
Zarządzanie współczesnym przedsiębiorstwem i bez względu na jego wielkość zawsze wymaga korzystania z systemów informatycznych. Oczywiście stopień rozbudowania infrastruktury IT jest uzależniony lub dostosowywany zarówno do wielkości przedsiębiorstwa, jak i do branży oraz rodzaju jego działań, ale sprawny i szybki przesył danych drogą elektroniczną jest wszędzie podstawą współczesnego biznesu. Jednakże obsługa IT wymaga utworzenia w firmie wewnętrznego działu IT złożonego z doświadczonych informatyków, którzy będą sprawować fachowy nadzór nad wykorzystywanym sprzętem, systemami i programami.
Taki dział generuje duże, a czasem ogromne koszty, a zajmuje również miejsce w siedzibie firmy. Przedsiębiorstwa optymalizujące koszty i pragnące skupić się na swojej podstawowej działalności, mogą z takiego działu zrezygnować i zamówić outsourcing IT. Jakie zalety posiada takie rozwiązanie? Czy rzeczywiście warto wykupić taką usługę i zrezygnować z własnej obsługi IT?
Obniżenie kosztów obsługi IT
Jest to bez wątpienia najczęstszy powód korzystania z outsourcingu przez przedsiębiorstwa, a to z prostego przyczyny - obniżenie kosztów obsługi IT obniża z miejsca koszty prowadzenia całej firmy. Zewnętrzna firma informatyczna obsługująca dział IT w przedsiębiorstwie pozwala na rezygnację z budowania własnego działu oraz poszukiwania, nierzadko trudnego i zatrudniania pracowników na etacie. Przy takiej rezygnacji koszty obsługi infrastruktury informatycznej wyraźnie spadają, ponieważ przedsiębiorstwo nie jest zmuszone wydawać pieniędzy na dodatkowych pracowników. Wystarczy rozumieć skalę kosztów, żeby to zauważyć. Założenie własnego działu IT wymaga rekrutacji, nierzadko przy użyciu wyspecjalizowanych „łowców głów” czyli rekruterów, a już po znalezieniu i zatrudnieniu pracownika trzeba przeznaczyć fundusze na jego wynagrodzenie, ubezpieczenie, podatek, benefisy pozapłacowe dla utrzymania dobrego pracownika w firmie, rozliczenie księgowo-kadrowe, a należy również przygotować dla takiego pracownika miejsce do pracy i wyposażyć takowe w odpowiedni sprzęt.
Trzeba uczciwie zaznaczyć, że stawki godzinowe wynajętych zewnętrznych dostawców usług outsourcingowych IT są zazwyczaj wyższe od stawek pracowników zatrudnionych przez firmę na etat, ale istnieje niewiele firm, które potrzebują usługi IT w pełnym wymiarze godzin. Zwykle jest to znacznie mniej. Ponadto w wypadku firmy outsourcingowej można zamówić rozliczenie za wykonanie konkretnej usługi bez wskazywania wymiaru godzin pracy, a można oczywiście standardowo umówić się na rozliczenie za wykorzystane do danej pracy godziny. Jednak i w jednym i w drugim przypadku klient, czyli firma wynajmująca outsourcing IT nie musi dopłacać za nadgodziny, opłacać urlopów, czy wreszcie ponosić kosztów przestojów w pracy, czy zwiększonych wydatków za pracę w dni ustawowo wolne od pracy, np. w niedziele.
Usunięcie problemów kadrowych
Obsługa IT firmy prowadzona przez zewnętrznego dostawcę takiej usługi redukuje nie tylko koszty, ale również personel nieprodukcyjny w firmie. Przy właściwym doborze pakietu usług dopasowanym do potrzeb firmy, błyskawicznie uzyskuje się pomoc specjalistów w dziedzinie IT. Natomiast w przypadku usługi niespełniającej oczekiwań wystarczy nie przedłużać abonamentu, ale poszukać innej firmy outsourcingowej. To ostatnie jest szczególnie istotne, ponieważ rezygnacja w wypadku firmy zewnętrznej nic nie kosztuje, a pozbywanie się złych, a przeszkolonych przez siebie pracowników albo ich odejście z pracy, są już boleśnie odczuwalne, ponieważ ponownie trzeba zainwestować w personel i szkolenia dla niego.
Usługi outsourcingowe IT to również ciągłość działania. Taka firma desygnuje specjalistę IT dostępnego w każdej chwili, a wynajmujący usługę nie musi się martwić o absencję takiego pracownika, jego chorobę lub urlop. Dobry outsourcing IT pozwala na opiekę telefoniczną 24 godziny na dobę.
Oszczędzony czas
Wynajęcie outsourcingu IT daje dla przedsiębiorstwa możliwość dużych oszczędności drogocennego czasu. Zewnętrzna opieka informatyczna dla firm to szybkie przeniesienie związanych z kompleksową budową i utrzymaniem infrastruktury IT zadań na specjalistów w tej dziedzinie. Dostawcy takich usług rzadko są ubodzy w doświadczenia, a przeciwnie, mają doświadczenie bogate w pracy z klientami prowadzącymi różnoraką działalność gospodarczą i zarządzającymi przedsiębiorstwami różnej wielkości. Zakładający firmy outsourcingowe IT znają już potrzeby takich klientów i potrafią tak dopasowywać rozwiązania informatyczne, żeby te w rzeczywistości usprawniały przepływ informacji oraz ułatwiały zarządzanie całym biznesem.
Zarządzający przedsiębiorstwem uzyskują dzięki temu więcej czasu na możliwość skupienia się na podstawowej działalności firmy. Pozwala to zwiększać produktywność, a także konkurencyjność przedsięwzięcia, umożliwia szybsze i skuteczniejsze zdobywanie nowych rynków i docierać ze swoją ofertą do coraz to nowych klientów. Pośrednią zaletą outsourcingu IT jest więc szansa na sprawniejszy rozwój firmy, czas na nowe inwestycje, a tym samym na wyższe zyski.
Łatwiejszy dostęp do najnowszych technologii
Do korzyści z wynajęcia outsourcingu IT doliczyć można również brak konieczności inwestowania w najnowszy sprzęt do obsługi IT, systemy, oprogramowanie, a także ich aktualizowanie. Firmowy dział IT to stworzenie rozbudowanego zaplecza technicznego, a także opieką i ochrona oraz jego monitoring. Natomiast zewnętrzne usługi informatyczne dla firm same muszą zagwarantować dostęp do najnowszych technologii, sprzętu oraz zawsze świeżo zaktualizowanego oprogramowania.
Infrastruktura IT od dostawców usług w chmurze to unikanie awarii dysków, serwerów i innego sprzętu. To nie przedsiębiorca zamawiający obsługę IT, ale firma outsourcingowa dba o ciągłość działania oraz konfigurację systemów w przypadku jakichkolwiek awarii. Dane klienta są zawsze zabezpieczone i zawsze dostępne, outsourcing jako korzyść gwarantuje więc także obniżenie kosztów utrzymania, brak fizycznego sprzętu i wyłączenie troski o ten sprzęt oraz wykluczenie kosztownych przestojów w pracy (np.: przez niemożność dotarcia do firmowych danych).
Doświadczony personel gwarantujący wysoką obsługę
Obsługa informatyczna firmy nie jest świadczona przez przypadkowych usługodawców, ale przez wyspecjalizowane jednostki w branży IT. Tego rodzaju firmy zatrudniają wyłącznie starannie dobrany personel posiadający wieloletnie doświadczenie w zawodzie, na bieżąco poszerzający kompetencje, śledzący nowości na rynku i rozwiązujący każde, nawet niestandardowe problemy ze sprzętem komputerowym, oprogramowaniem oraz systemami.
Zatrudnieni w takiej firmie informatycy pracują najczęściej dla wielu różnych klientów, mają więc doświadczenie w rozwiązywaniu problemów dotyczących wielu branż. Są w stanie reagować szybciej od osób zatrudnionych na etacie, także w wypadku awarii, ponieważ są pełni doświadczeń z wielu branż i mają do dyspozycji także doświadczenie swoich kolegów, czy menażerów.
Firma, która oferuje usługi outsourcingowe, zatrudnia wyspecjalizowanych inżynierów, realizujących zadania z wielu wąskich dziedzin informatyki. Jakakolwiek awaria zostanie więc szybko zlokalizowana i naprawiona - w firmie outsourcingowej IT zawsze znajduje się przynajmniej jeden specjalista z każdego aspektu powiązanego z informatyką.
Outsourcing IT jest dostępem do najlepszych fachowców. Gdyby firma z innej branży chciała zbudować u siebie podobny dział IT, byłoby to nie tylko niezwykle kosztowne, ale i niezwykle trudne. Zatrudnienie zaś informatyków, którzy niekoniecznie spełnią oczekiwania i potrzeby naszej firmy i którzy będą zajęci realizowaniem firmowych projektów niekoniecznie znajdą czas na wnikliwe poznawanie każdej nowo wprowadzanej technologii. Biorąc pod uwagę fakt, że nowinki technologiczne pojawiają się obecnie na rynku wręcz lawinowo, jest to praktycznie nie do ogarnięcia i tylko firma outsourcingowa może mieć interes w tym, by za nimi wszystkimi nadążać i dzięki temu oferować w swej usłudze dostęp do zaawansowanych technologii.
Specjaliści z certyfikatami
Najlepsze, ale nie tylko, z firm świadczących usługi outsourcingu IT zatrudniają fachowców z certyfikatami (np. posiadających Microsoft Certified IT Professional czy Cisco Certified Network Associate) i są oni na polskim rynku IT potrzebni i poszukiwani. Mniejsze przedsiębiorstwa raczej nie pozwolą sobie na zatrudnianie tak wysoko wykwalifikowanych ekspertów, a to ze względu na konieczność sprostania ich wysokim wymaganiom płacowym. Natomiast outsourcing IT oferuje usługi najlepszych specjalistów i bez konieczności zatrudniania takowych na etacie.
Mniejsze ryzyko awarii
Awarie systemu informatycznego potrafią zaburzyć rytm codziennej pracy firmy, a nawet wprowadzić chaos w jej organizacji. Jest to o tyle bolesne, że najczęściej niekorzystnie odbija się na produktywności przedsiębiorstwa, a także może skutkować niezadowoleniem wśród jego klientów. Natomiast dostawcy oferujący outsourcing firm mogą przejąć opiekę nad sprzętem i oprogramowaniem, a także serwerami oraz kopiami zapasowymi i postarają się o zminimalizowanie ryzyka awarii.
Ponadto taki zespół fachowców z branży IT szybko wykrywa ewentualne nieprawidłowości i równie szybko je eliminuje, ponieważ od tego zależy zadowolenie ich klienta i przedłużenie współpracy. Awarie sprzętu, błędy w oprogramowaniu lub aktualizacje są na bieżąco monitorowane, fachowcy dbają również o programy antywirusowe oraz o wykrywanie i usuwanie szkodliwych oprogramowań typu malware czy ransomware.
Firmy zapewniające outsourcing IT mają za zadanie dbać o to, aby infrastruktura informatyczna u ich klientów pracowała niezawodnie i była dostępna przez 24 godziny na dobę. Ciągły monitoring sprawia ograniczanie ryzyka do minimum, a to pozwala uniknąć ewentualnych przestojów w pracy firmy. Tak kompleksowej opieki nie zapewni firmie jej własny dział IT, tym bardziej że może w danej chwili skupiać się na jakimś ważnym firmowym projekcie.
Dostosowanie usługi do potrzeb klienta
Korzyści z outsourcingu IT to również zróżnicowanie usług, dające możliwość indywidualnego ich doboru. Klienci mogą podpisywać takie umowy, jak całościowa obsługa informatyczna firmy albo zamówić jedynie realizowanie części usług (np. administracja serwerów, helpdesk IT, backup danych, zarządzanie siecią komputerową, diagnostyka problemów IT, a także serwis techniczny). Taka możliwość to elastyczność współpracy pozwalająca wkomponować dowolnie usługi IT w budżet firmy i płacić za czynności, które w danym przedsiębiorstwie są aktualnie najważniejsze.
Komentarze