Platforma Elektronicznego Fakturowania jako sposób przetwarzania dokumentów w zamówieniach publicznych

FakturowaniePlatforma Elektronicznego Fakturowania, która uruchomiona została 1 kwietnia 2019 roku, służy do obrotu ustrukturyzowanymi fakturami elektronicznymi w zamówieniach publicznych.

Platforma Elektronicznego Fakturowania

Platforma Elektronicznego Fakturowania (tzw. PEF) definiowana jest jako centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Uruchomiona została ona w związku z wejściem w życie przepisów Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Platforma działa od 1 kwietnia 2019.

Poza fakturami elektronicznymi w zamówieniach publicznych za pośrednictwem PEF mogą być także przetwarzane inne ustrukturyzowane dokumenty, do których zalicza się:

  • zamówienie dostawy,
  • awizowanie dostawy,
  • potwierdzenie odbioru,
  • fakturę korygującą,
  • notę księgową.

Korzystanie z PEF - obowiązek i zasady

Platforma Elektronicznego Fakturowania jest przeznaczona dla zamawiających w zamówieniach publicznych oraz dla wykonawców zamówień. Przy czym ustawodawca, nakładając na zamawiającego obowiązek odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych, zobligował go tym samym do posiadania konta na platformie. Zamawiający zobowiązany jest do jego utworzenia przed planowanym terminem otrzymania pierwszej faktury od wykonawcy. Wykonawca zaś nie ma obowiązku zakładania konta, może bowiem korzystać z własnego konta lub upoważnić do wysłania faktury inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Należy także podkreślić, że korzystanie z PEF jest bezpłatne, ma ono bowiem ułatwić obrót dokumentami w ramach zamówień publicznych. Stąd przy wykorzystaniu platformy można je nie tylko przygotować, ale także sprawdzić kompletność i poprawność każdego dokumentu, a następnie przesłać je lub odebrać.

Platforma Elektronicznego Fakturowania - jak korzystać z usług?

Na podstawie umów zawartych jeszcze przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, obecnie działające jako Ministerstwo Rozwoju, usługi PEF świadczy dwóch brokerów.

Należy podkreślić, że wybór pomiędzy brokerami jest dowolny. Decyzję podejmuje zatem firma lub instytucja w sposób samodzielny, najlepiej po zapoznaniu się z ofertami brokerów, a także testowymi wersjami aplikacji.

Samo założenie konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania nie jest skomplikowane. Możliwa jest także zmiana brokera, nie częściej jednak niż raz na trzydzieści dni.

Korzyści stosowania PEF i faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych

Wprowadzając do polskiego porządku prawnego obowiązek odbierania od wykonawcy przez zamawiającego ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych oraz Platformy Elektronicznego Fakturowania, ustawodawca wskazał na szereg korzyści płynących z przyjętych rozwiązań.

Przede wszystkim należy podkreślić, że PEF działa w tzw. sieci Peppol, dzięki czemu możliwe jest szybkie oraz bezpłatne połączenie z dostawcami i urzędami w Unii Europejskiej. Tym samym zwiększa to szanse na udział polskich firm w rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym w ramach Unii Europejskiej. Ujednolicenie norm i standardów zwiększa konkurencyjność, ale też zmniejsza koszty obsługi zamówień publicznych.

Warto wspomnieć także o eliminowaniu z obrotu faktur zawierających błędy, co zwiększa także płynność finansową. Ponadto wzrost cyfryzacji sektora publicznego pociąga za sobą zwiększenie popytu na produkty oraz usługi informatyczne.

Komentarze