Zakup licencji programów komputerowych - jak zmniejszyć koszty licencji?

Licencje programów komputerowychZ perspektywy właścicieli małych i średnich firm, a tym bardziej osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, zakup licencji systemów operacyjnych i programów komputerowych stanowi kosztowny wydatek, który może mocno nadszarpnąć firmowy budżet.

Względy finansowe, choć niezwykle istotne w biznesie, nie powinny jednak przeważać nad względami bezpieczeństwa i kwestiami prawnymi. Zakup licencji powinien być traktowany przez przedsiębiorcę jako swego rodzaju inwestycja, która gwarantuje szereg korzyści, niosąc ze sobą przy okazji także inną wartość, bezcenną - święty spokój.

Pewność na wagę złota

Wiele osób, pobierając w nielegalny sposób filmy i muzykę z sieci, lekceważy obowiązujące w naszym kraju zapisy prawa autorskiego. Choć w czeluściach Internetu znaleźć można niemal wszystko, także pirackie wersje programów graficznych czy specjalistycznych aplikacji, nie warto na nich polegać. Straty spowodowane nielegalnym użytkowaniem, mogą znacząco przewyższyć uzyskane w ten sposób korzyści. W obliczu poważnych i wyniszczających finansowo konsekwencji prawnych, zaoszczędzenie kilkuset złotych na pirackim oprogramowaniu wydaje się niedorzeczne.

Kiedy opłaca się zakupić licencję na pakiet programów?

Wiodące marki, wychodząc naprzeciw klientom oferują różnego rodzaju pakiety, dzięki którym można znacząco zmniejszyć koszty eksploatacji programów. Kiedy warto sięgnąć po pełen zestaw aplikacji? Przede wszystkim wtedy, kiedy w naszej firmie potrzeba co najmniej 3 programów danej marki. Wartym rozważenia jest na przykład zakup pakietu programów graficznych marki Adobe. Co ciekawe, cena pełnego zestawu jest znacznie niższa niż ta, którą musielibyśmy zapłacić, kupując kilka licencji na trzy pojedyncze tytuły. Tego rodzaju rozwiązanie z pewnością sprawdzi się w przypadku studia graficznego, rozbudowanego działu marketingu czy działalności prowadzonej przez profesjonalnych fotografików. Specjaliści, nabywając licencję, otrzymują nie tylko dostęp do wysokiej jakości narzędzi do obróbki foto, ale także cenne wsparcie techniczne i szereg dodatkowych funkcji.

W zależności od wielkości firmy i jej potrzeb, kupujący mają do wyboru opcje, które uwzględniają:

  • różne warunki członkostwa - m.in. umowę miesięczną, roczną umowę z przedpłatą czy 3-letnią umowę z Adobe ETLA;
  • zakres obsługi klienta - do wyboru mamy: podstawowy (telefon, e-mail, czat, fora), zaawansowany (całodobowa pomoc techniczna, wybrane połączenia telefoniczne, e-mail, czat, fora) oraz korporacyjny (indywidualna rozmowa, wsparcie we wdrażaniu, całodobowa pomoc techniczna dla administratorów, priorytetowa pomoc techniczna);
  • narzędzia do zarządzania licencjami;
  • sterowanie dostępem użytkowników do usług;
  • integrację (lub nie) z innymi rozwiązaniami firmy.

Usługi oferowane przez największe marki, takie jak Microsoft czy Adobe, coraz częściej są zindywidualizowane i skrojone na miarę potrzeb. Warto pamiętać, że inne koszty licencji poniesie osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, inne zaś właściciel średniej firmy, jeszcze inne - zarząd przedsiębiorstwa.
Podczas wyboru formy licencjonowania, najbardziej odpowiadającej naszej firmie, powinniśmy poznać warunki korzystania z licencji zbiorczych, a także uwzględnić następujące czynniki:

  • wielkość firmy,
  • rodzaj prowadzonej działalności,
  • założenia dotyczące standaryzacji systemu informatycznego w firmie,
  • najkorzystniejszy dla nas sposób nabywania licencji.

Zalety płynące z użytkowania legalnego oprogramowania:

  • pozwala uniknąć problemów prawnych,
  • chroni przed dotkliwymi karami finansowymi,
  • umożliwia wydajną działalność ,
  • gwarantuje bezproblemowy przebieg pracy,
  • zapewnia bezpieczeństwo środowiska pracy, chroniąc przed zagrożeniami informatycznymi,
  • umożliwia pobranie aktualizacji oprogramowania,
  • daje dostęp do zaawansowanego wsparcia technicznego,
  • ułatwia wdrażanie zmian,
  • daje dostęp do szkoleń specjalistycznych,
  • gwarantuje dobrą reputację firmy,
  • jest rozwiązaniem etycznym (szanujemy dzieło i jego twórców).

Wśród częstych pomyłek w poprawnym użytkowaniu licencji występują co najmniej trzy typy sytuacji:

  1. utożsamianie uaktualnienia oprogramowania z jego pełną wersją - przypadek ten często występuje w firmach, które mają zainstalowane na kilku komputerach licencje zbiorcze danego systemu operacyjnego. Należy pamiętać, że na każdym z komputerów musi być zainstalowana uprawniona kopia pełnej wersji systemu. W przypadku upływu ważności licencji, możemy legalnie ją przedłużyć poprzez uaktualnienie;
  2. stosowanie licencji konsumenckiej do użytku biznesowego - system operacyjny przeznaczony do użytku domowego, stosowany w działalności gospodarczej stanowi naruszenie postanowień licencyjnych i jest łamaniem prawa autorskiego;
  3. zakup fałszywego oprogramowania - wbrew pozorom, zakup nielegalnego systemu operacyjnego może być nieświadomy; sytuacja ta zdarza się, gdy, na przykład, nabywamy dla firmy używany sprzęt komputerowy wraz z oprogramowaniem, na które poprzedni właściciel nie posiadał stosownej licencji;
    • przeniesienie licencji - w przypadku wielu programów komputerowych możliwe jest przeniesienie licencji na inny podmiot prawny. Zmiana ta jest szczególnie przydatna w sytuacjach fuzji, przejęcia czy łączenia firm. Za pomocą takiej operacji, zachowujemy pełną legalność aplikacji.

Dlaczego warto wybrać oryginalny system komputerowy?

Zakup oryginalnego oprogramowania powinien być priorytetem w każdej firmie. Licencjonowany system zapewnia przedsiębiorstwu nie tylko konkurencyjność, ale także umożliwia zachowanie nieskazitelnej reputacji. Gwarantuje również:

  • ochronę przed zagrożeniami - takimi jak wirusy, aplikacje szpiegujące czy złośliwe oprogramowanie;
  • bezpieczeństwo - kluczowe informacje dotyczące firmy są całkowicie bezpieczne;
  • wydajność - pozwala na sprawną i niczym nieprzerwaną pracę;
  • niezawodność - liczne aktualizacje chronią system przed awariami;
  • dobrą reputację - warto stosować licencje także ze względów wizerunkowych; firma jawi się wówczas jako poważny, godny zaufania partner biznesowy.

Sposoby na zmniejszenie kosztów licencji

  • zakup licencji na jeden program, a nie na cały pakiet - jeśli w naszej firmie potrzebujemy jednego programu danego wydawcy, warto nabyć tylko jedną licencję. Jest ona znacznie tańsza niż koszt całego pakietu;
  • przedłużanie licencji raz na miesiąc zamiast użytkowania wieczystego - ze względów finansowych, nie każdy przedsiębiorca ma możliwość zakupu licencji na czas nieokreślony. Zresztą, patrząc na zmieniające się uwarunkowania, pojawianie się nowych programów na konkurencyjnych zasadach, a także możliwość przebranżowienia, nie zawsze warto inwestować znaczną sumę pieniędzy w dożywotnią licencję. Wielu przedsiębiorcom łatwiej jest zapłacić co miesiąc mniejszą sumę, niż wpłacić jednorazowo dużą kwotę (co najmniej 3 tysiące złotych);
  • zastąpienie programu wymagającego licencji bezpłatną aplikacją - choć nie w każdej branży tego typu alternatywa będzie możliwa, w przypadku wielu firm warto wziąć ją pod uwagę. Na przykład, prowadząc niewielkie biuro firmy stolarskiej czy zakład mechaniki samochodowej, zamiast pakietu biurowego Microsoft Office, możemy korzystać z darmowego zamiennika - Open Office'a, który działa na zasadzie nieodpłatnego wykorzystania oprogramowania nie tylko w przypadku użytkowników prywatnych, ale również w przypadku szeroko rozumianego biznesu. Z kolei trudno sobie wyobrazić agencje copywriterskie czy wydawnictwa internetowe, działające bez zaawansowanych narzędzi edycji tekstu. Pod tym względem ewentualne oszczędności są uzależnione od konkretnego rodzaju działalności. Warto również pamiętać, że próby zmniejszenia ponoszonych kosztów nie powinny mieć negatywnych konsekwencji w postaci gorszej wydajności pracowników w firmie;
  • promocje - właściciele firm, którzy chcą zaoszczędzić na licencji programów, powinni bacznie obserwować ofertę dostępną na rynku; wiele marek raz na jakiś czas oferuje różnego typu zniżki i promocje dla klientów biznesowych - warto z nich skorzystać;
  • dobór programu licencyjnego, optymalnego dla danego typu działalności - w tym celu można skorzystać z porady specjalistów - wiele firmy oferuje profesjonalną i kompleksową pomoc w tym zakresie.

Aby uniknąć ryzyka związanego ze zbyt słabą znajomością przepisów prawa autorskiego w kontekście programów komputerowych, a także nie narażać się na dotkliwe konsekwencje finansowe, warto skorzystać z profesjonalnych usług firmy doradczej z zakresu rachunkowości oprogramowania. Więcej informacji na ten temat można uzyskać, wchodząc na stronę internetową http://ipr.hu/pl/uslugi/doradztwo-w-zakresie-rachunkowosci/.

Komentarze