Jak powinna przebiegać elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Elektroniczna archiwizacja dokumentówProwadzisz własny biznes i korzystasz z dokumentów elektronicznych? Sprawdź, w jaki sposób należy przechowywać je zgodnie z przepisami!

Każde przedsiębiorstwo ma obowiązek prawidłowego archiwizowania dokumentów, które powstają wskutek prowadzonej przez nie działalności. Obowiązek ten polega na zbieraniu odpowiedniej dokumentacji, a potem jej kategoryzowaniu oraz przechowywaniu zgodnie z aktualnymi przepisami prawa na wskazany okres. Archiwizować należy nie tylko dokumenty papierowe, ale też te elektroniczne. Jak zatem powinna odbywać się elektroniczna archiwizacja dokumentów, na przykład takich jak faktury VAT?

Jakie dokumenty wymagają archiwizacji?

Zgodnie z przepisami polskiego prawa konieczna jest archiwizacja faktur i faktur korekt.

Dokumentacja ta ma również określony czas przechowywania, na przykład dla faktur VAT jest to okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym transakcja dotycząca danej faktury została zakończona. Jeszcze dłuższy czas archiwizacji dotyczy dokumentów pracowniczych, które muszą być przechowywane przez co najmniej 50 lat od momentu ustania stosunku pracy z pracownikiem.

Oprócz tego firmy wytwarzają szereg innych dokumentów, na przykład to projekty, korespondencja i inne dokumenty wewnętrzne, które także wymagają właściwej archiwizacji.

Jak należy przechowywać dokumenty firmy?

Zarówno standardowa, jak i elektroniczna archiwizacja dokumentów określona jest w przepisach prawa i przedsiębiorca musi postępować zgodnie z ich zapisami. Musi on między innymi zadbać o nienaruszalność danych, aby zabezpieczyć je przed uszkodzeniem czy zniszczeniem. Musi także pamiętać o tym, by dostęp do danych był szybki i wygodny, na przykład w razie kontroli skarbowej.

Jeśli przedsiębiorca wybiera elektroniczną archiwizację dokumentów, może stworzyć archiwum na swoim komputerze firmowym, czyli na dysku twardym. Można także przechowywać je na pamięciach zewnętrznych jak pendrive, płytach CD i DVD. Warto wówczas pamiętać o regularnych kopiach bezpieczeństwa.

Aktualnie coraz większą popularnością cieszy się też przechowywanie dokumentów w "wirtualnej chmurze", czyli na zewnętrznych serwerach. To najbezpieczniejsza forma elektronicznej archiwizacji dokumentów, która pozwala na ich ochronę nawet w razie uszkodzenia komputerów firmowych. Dostęp do danych odbywa się wtedy z dowolnego komputera z podłączeniem do Internetu.

W przypadku dokumentów elektronicznych takich jak e-faktury należy pamiętać o następujących zasadach:

  • archiwizacja musi odbywać się z zachowaniem autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentacji,
  • archiwizacja ma pozwalać na szybkie znalezienie wymaganych dokumentów,
  • archiwizacja musi zapewniać bezzwłoczny dostęp do e-faktur przez organy podatkowe i kontroli skarbowej.

Dokładne przepisy, którym podlega standardowa i elektroniczna archiwizacja dokumentów, zawarte są w Ustawie o rachunkowości, z dnia 29 września 1994 roku z późniejszymi zmianami (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591), a dokładnie w jej rozdziale 8 "Ochrona danych". Dodatkowe informacje można znaleźć także w Ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535), czyli tak zwanej Ustawie o VAT.

Bezpieczniejsze przechowywanie dokumentów elektronicznych z EDI

Elektroniczna archiwizacja dokumentów wspierana jest przez EDI - technologię elektronicznej wymiany informacji, której celem jest automatyczna wymiana danych i dokumentów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi z innymi partnerami biznesowymi.

Komunikacja EDI wspomaga procesy biznesowe w firmie, a jej uzupełnieniem jest usługa przechowywania faktur elektronicznych, tym samym redukując ilość dokumentacji papierowej i zapewniając firmie dodatkowe oszczędności związane z procedurami administracyjnymi.

Kompleksowe rozwiązania w ramach elektronicznej wymiany danych oferuje polski lider wśród Operatorów EDI - firma Edison.pl, która posiada przeszło 20-letnie doświadczenie we wdrażaniu technologii EDI.

Komentarze