Prace biurowe związane są między innymi ze żmudnymi czynnościami, które zabierają pracownikom czas. Warto usprawnić je w jak największym zakresie.
Które czynności biurowe zabierają najwięcej czasu?
Codzienna obsługa administracyjna firmy to zajęcie wymagające dużej drobiazgowości. Konieczna jest uważność i sporo czasu, aby zająć się na przykład korespondencją - otworzyć wszystkie listy, zaadresować prawidłowo koperty, nadać przesyłki. To takie czynności biurowej pracy, które nie tylko odciągają pracowników od innych obowiązków, ale też są bardzo monotonne i mogą być nużące dla zespołu, nie dają bowiem poczucia rozwoju ani nie pozwalają w żaden sposób wykorzystać kreatywności. Dlatego też warto ograniczyć do minimum czas spędzony na właśnie takich zadaniach i w dużo lepszy sposób wykorzystać umiejętności zespołu. Żeby usprawnić typową obsługę administracyjną firmy można na przykład zainwestować w sprzęty, które pomogą chociaż częściowo zautomatyzować prace biurowe.
Przydatne sprzęty biurowe
Do przydatnych sprzętów biurowych należą na przykład adresarki lub otwieraczki. Są to sprzęty o niewielkich gabarytach, które nie zabiorą w biurze dużo miejsca, intuicyjne w obsłudze, zdecydowanie skracające czas potrzebny na obsługę administracyjną firmy. Warto inwestować w sprzęty o solidnej metalowej konstrukcji, które będą wykorzystywane przez długi czas i nie ulegną uszkodzeniu nawet w przypadku intensywnego użytkowania. Urządzenia te sprawdzają się bowiem przede wszystkim w firmach, w których wysyła się i odbiera kilkadziesiąt a nawet kilkaset sztuk korespondencji dziennie. Otwieraczki mogą rozcinać koperty z jednej, dwóch lub trzech stron w taki sposób, aby nie ryzykować uszkodzenia zawartej w środku korespondencji, stanowczo skracają też czas poświęcony na przyjmowanie poczty, a co za tym idzie - zwiększają wydajność pracowników. Z kolei adresarki do kopert świetnie sprawdzają się właśnie w tych firmach, gdzie wysyła się bardzo dużo korespondencji. Po pierwsze, skraca się czas przygotowania listu do wysyłki, po drugie koperta adresowana z użyciem adresarki, zamiast odręcznie wykonanego napisu (niekoniecznie najbardziej stylowym charakterem pisma) ma elegancki nadruk. Nie dość, że zmniejsza to ryzyko nieprawidłowego dostarczenia przesyłki, to jeszcze wpływa pozytywnie na wizerunek marki i zmniejsza koszty naklejek adresowych.
Komentarze