Wszechobecna cyfrowa rzeczywistość spowodowała, że elektroniczny obieg dokumentów w firmach stał się nie tylko normą, ale również kluczowym elementem skutecznego zarządzania wrażliwymi danymi. Dlatego też przedsiębiorstwa z różnych branż przechodzą z tradycyjnych metod pracy na elektroniczne repozytoria dokumentów, które umożliwiają szybki i bezpieczny dostęp do informacji.
Elektroniczny obieg dokumentów - co warto wiedzieć?
Elektroniczny obieg dokumentów to proces przechodzenia dokumentów przez różne etapy - od tworzenia i edycji, przez zatwierdzanie, dystrybucję, aż do przechowywania i archiwizacji. Proces ten musi być dostosowany do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, przynosząc wiele korzyści - w tym przede wszystkim oszczędność czasu i kosztów. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów proces przetwarzania staje się znacznie bardziej efektywny i zautomatyzowany.
To jednak nie wszystko, bo wykorzystanie odpowiednich narzędzi zwiększa znacząco bezpieczeństwo danych, ale też minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, które mogą prowadzić do zniszczenia lub zgubienia dokumentów. Pliki cyfrowe można łatwo zabezpieczyć hasłami i nadać im uprawnienia dostępu.
Pamiętajmy, że papierowe wersje dokumentów składowane w archiwach mogą ulec zniszczeniu lub kradzieży. Ważne umowy, poufne dane, kosztorysy czy patenty mogą wpaść w niepowołane ręce, co poważnie zagraża bezpieczeństwu firmy i jej pracowników.
Kolejną zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest łatwiejsza archiwizacja i skuteczniejsze zarządzanie dokumentami. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej ułatwia organizację i wyszukiwanie danych. W e-archiwum nie trzeba znać dokładnego położenia dokumentu, można go szybko odnaleźć, np. po nazwie lub zawartości, co znacznie usprawnia poszczególne procesy biznesowe.
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów przekładają się na większą wydajności firmy także w kontekście osób pracujących zdalnie. Takie rozwiązanie daje dostęp do zasobów przedsiębiorstwa pracownikom z każdego miejsca na świecie. Dzięki temu firmy mogą efektywnie współpracować, nawet jeśli mają oddziały w różnych miastach lub krajach.
Virtual Data Room - tutaj dokumenty są bezpieczne
VDR to jeden z przykładów zaawansowanego elektronicznego repozytorium służące do przechowywania i wymiany danych, szczególnie między różnymi podmiotami, takimi jak przedsiębiorstwa, inwestorzy, doradcy finansowi, audytorzy czy prawnicy.
VDR wykorzystywany jest m.in. do obsługi procesów związanych z fuzjami i przejęciami, due diligence, czy podpisywaniem umów. Virtual Data Room wykorzystuje zaawansowane technologie szyfrowania, zarówno w trakcie przesyłania, jak i przechowywania danych. Szyfrowanie gwarantuje, że informacje są zabezpieczone , uniemożliwiając dostęp osobom nieupoważnionym.
Virtual Data Room (więcej na jego temat dowiesz się na: https://fordata.pl/co-to-jest-virtual-data-room-wszystko-co-powinienes-wiedziec/) daje administratorowi możliwość kontroli i monitoringu w czasie rzeczywistym - może on precyzyjnie określić, które dokumenty i sekcje są dostępne dla poszczególnych użytkowników, a także śledzić ich aktywność. W VDR można także skonfigurować zabezpieczenia na wypadek kopiowania lub drukowania dokumentów.
Komentarze