Obieg dokumentów w firmie może przyjąć jedną z dwóch form: papierową lub elektroniczną.
Kiedyś powszechna była ta pierwsza, forma papierowa, ponieważ wszystkie dokumenty w firmach były drukowane. Dziś, kiedy większość firmowej dokumentacji ma postać cyfrową, papierowy obieg dokumentów stracił rację bytu, dlatego w ostatnich latach niemal całkowicie zastąpił go obieg elektroniczny.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów firmowych?
Elektroniczny obieg dokumentów różni się od swojego papierowego poprzednika pod wieloma względami. Przede wszystkim nie wymaga przekazywania sobie dokumentacji z rąk do rąk. Każdy wniosek, faktura, umowa czy jakikolwiek inny dokument od razu trafia do systemu komputerowego, gdzie upoważnieni pracownicy mają do niego swobodny dostęp i mogą nim łatwo zarządzać, na przykład zatwierdzać i klasyfikować, nie ruszając się ze swojego stanowiska pracy. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala nie tylko na ich wygodne przetwarzanie, ale też archiwizowanie. Dzięki temu, że archiwum jest zdigitalizowane, nie zagraca biurowej przestrzeni, a do tego ma tę zaletę, że można je łatwo i szybko przeszukiwać - znalezienie potrzebnej umowy w cyfrowych zasobach zajmuje raptem kilka sekund. Poza tym elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczniejszy. Zniszczonego papierowego dokumentu odzyskać się nie da, ale przypadkowo skasowany z systemu plik można bez problemu przywrócić. Więcej na temat elektronicznego obiegu dokumentów można dowiedzieć się na stronie systemu Ready-os.com.
Gdzie sprawdza się elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie uniwersalne, dlatego każda firma może, a nawet powinna zaimplementować u siebie ten model przepływu informacji. Aby go wdrożyć, wystarczy zakupić odpowiednie oprogramowanie i zainstalować je na biurowym sprzęcie, a następnie wprowadzić do bazy niezbędne dane i je zsynchronizować. Wraz z chwilą uzyskania przez wszystkich pracowników dostępu do cyfrowej bazy dokumentacji, elektroniczny obieg dokumentów w firmie staje się faktem i można z niego w pełni korzystać. Z pewnością docenią to rozwiązanie przedsiębiorstwa opierające swoją działalność na home office. Papierowy obieg dokumentów w takich miejscach w ogóle się nie sprawdza, tymczasem obieg elektroniczny nie tylko umożliwia bezproblemową pracę zdalną, ale jeszcze ją dodatkowo usprawnia.
Komentarze